Heç kim uğursuzluğu planlaşdırmaq istəmir. Lakin ən detallı planlarla, ən yaxşı komanda üzvləri ilə və sağlam büdcə ilə belə, layihələr səhv gedə bilər. Üstəlik, nəzarətinizdə olmayan xarici amilləri də nəzərə almalısınız.
Ehtiyat planı, layihəyə təsir edən bir hadisəyə cavab olaraq həyata keçirilə biləcək əvvəlcədən planlaşdırılmış hərəkətlər silsiləsidir. Əksər komandalar layihə planlaşdırma və əsas risk idarəetməsində mükəmməldir, lakin ehtiyat planı bu addımı bir addım irəli aparır və hər kəsin işlər səhv gedərsə hərəkət etməyə hazır olmasını təmin edir.
Ehtiyat planının əsas üstünlükləri
Ehtiyat planları yalnız sürətlə hərəkət etməyə imkan vermir, həm də digər bir sıra üstünlüklər gətirir:
- Biznesin dayanıqlılığını artırır: Layihə pozulduqda, bu, komandanın əhval-ruhiyyəsinə mənfi təsir göstərə bilər. Ehtiyat planı inam və dayanıqlılıq yaradır, hər kəsin sürətlə bərpa olmaq üçün nə etməli olduğunu aydınlaşdırır.
- Fövqəladə halların maliyyə xərclərini azaldır: İtirilmiş gəlir, artan xərclər və ya hüquqi cəzalar olsun, fövqəladə hallar baş verdikdə baha başa gələ bilər. Ehtiyat planları maliyyə itkilərini azaldır və sizi sabit vəziyyətə gətirir.
- Paydaşlar və investorlarla etibar yaradır: Paydaşlar, investorlar və səhmdarlar bizneslərin qarşılaşa biləcəyi fırtınalara hazır olub-olmadığını bilmək istəyirlər. Layihəniz üçün ehtiyat planlarının olması, paydaşlara çatdırma qabiliyyətinizə inam verir.
- Uyğunluğu qoruyur: Bir çox təşkilat üçün, xüsusən də dövlət, maliyyə xidmətləri və səhiyyə sahələrində, ehtiyat planlarının olması uyğunluq üçün vacibdir. Bu, cərimə riskini qarşısını alır və tənzimləyicilərə layihənizin möhkəm və dayanıqlı olduğuna inam verir.
Ehtiyat planını necə hazırlamaq olar
Ehtiyat planları təbii olaraq sadə olsa da, həqiqətən effektiv olmaq üçün düzgün planlaşdırma və anlayış tələb edir. Növbəti layihəniz üçün ehtiyat planları hazırlamağa başlamaq üçün riskləri müəyyən etmək və onların layihəyə təsirini qiymətləndirmək lazımdır. Layihə menecerinin əsas prioriteti layihəsini həyata keçirmək olsa da, riskləri idarə edərkən daha geniş biznesin təsirini düşünmək vacibdir. Risklər müəyyən edildikdən sonra, ən vacibləri üçün ehtiyat planları hazırlanmalıdır. Yaxşı ehtiyat planları hər risk üçün hərəkət tetikleyicilərini və kommunikasiya planlarını daxil etməlidir. Plan hazır olduqdan sonra, onu layihə paydaşları ilə paylaşmaq və təsdiq almaq vacibdir. Layihə inkişaf etdikcə, ehtiyat planlarınızı nəzərdən keçirmək və yeniləmək lazımdır ki, onlar məqsədə uyğun olsun və paydaşlarınız nə etməli olduqlarını bilsinlər.
Nəticə
Ehtiyat planları yalnız bir düşüncə deyil, risk idarəetmə strategiyanızın əsas hissəsidir. Onlarsız layihəniz zəif təməllər üzərində yaşayır və səhv baş verərsə mübarizə aparmaq üçün dayanıqlılığa malik deyil. Sadə 7 addımlıq proseslə, risk idarəetmə yanaşmanızı inkişaf etdirə və ən təhlükəli layihə riskləriniz üçün plan B-lər yarada bilərsiniz.
PMP haqqında məlumat almaq üçün bu linkə keçid edə bilərsiniz