Riski İdarə Etmək və Maksimum Faydalar Əldə Etməyin 5 Yolu

Heç bir layihə tam olaraq plan üzrə irəliləməz, lakin güclü bir risk idarəetmə yanaşması layihə komandalarına çətinlikləri aradan qaldırmağa və fürsətləri dəyərləndirməyə kömək edə bilər. Budur, riskləri və faydaları maksimuma çatdırmaq üçün beş əsas praktika.

Hər kəs riski idarə edir. Küçəni keçməzdən əvvəl hər iki tərəfə baxmaq, avtomobili işə salmazdan əvvəl təhlükəsizlik kəmərini bağlamaq kimi gündəlik qərarlarımızla riskləri azaldırıq. Layihələrdə isə risklər daha mürəkkəb bir şəkil alır. Yolda heç bir işarə olmadan gözlənilməz vəziyyətlərlə üzləşmək mümkündür. Hazırlıqsız və gözlənilməz vəziyyətlər isə çox baha başa gələ bilər. Məhz buna görə risk idarəetməsi hər bir layihənin və layihə menecerinin uğurunda təməl rol oynayır.

Daha çoxu üçün bizi sosial şəbəkələrdə izləyin

Risk İdarəetməsi Komanda İşidir

Risk idarəetməsi layihə menecerindən başlayır, lakin uğur qazanmaq üçün komanda üzvləri, maraqlı tərəflər, sponsorlar, tərəfdaşlar və müştərilərin aktiv iştirakını tələb edir. Bundan əlavə, təşkilat aydın proseslər, alətlər və resurslarla bu yanaşmanı dəstəkləməlidir. Üstəlik, risklər haqqında səmimi və davamlı ünsiyyəti təşviq edən bir mədəniyyət yaradılarsa, mənfi risklər daha tez azaldılar, müsbət risklər isə maksimum fayda üçün dəyərləndirilər.

Aşağıdakı təsdiqlənmiş təcrübələr və mütəxəssis tövsiyələri risk idarəetmə yanaşmanızı gücləndirməyə kömək edəcək:

Söhbətə Başlayın və Davam Etdirin

Risk idarəetməsi əsasən bir söhbətdir. Komanda və maraqlı tərəflərlə mümkün vəziyyətləri müzakirə edib suallar vermək lazımdır: “Bunu nəzərə almalıyıqmı?”, “Layihə planını dəyişdirməliyikmi?”, “Risk götürməyə dəyərmi?”

Çox vaxt komandalar risklər haqqında danışmağa hazırdırlar, amma yalnız səmimi müzakirələrə icazə veriləcəyinə inandıqları halda. Bunun əksinə olaraq, heç kim risklərdən danışmaq istəmədikdə vəziyyət daha da çətinləşir və risklər haqqında məlumat çox gec təqdim olunur.

Risklərdən yalnız mənfi hadisələr kimi danışmaq əvəzinə, bu müzakirələri fürsətlərin dəyərləndirilməsi istiqamətində çərçivəyə salmaq faydalıdır.

Risklər Fürsətlərdir

Risklər həmişə bir fürsət axtarışı ilə bağlıdır. Riskləri yalnız onların baş vermə ehtimalı və təsiri ilə qiymətləndirmək yetərli deyil. Fürsətin potensial faydalarını nəzərə almadan risklər haqqında düzgün qərarlar qəbul etmək mümkün deyil.

Layihə menecerləri risklərə həll yolları ilə yanaşı, fürsətləri və faydaları da təqdim etməlidirlər. Bu yanaşma layihə planlarının yenidən nəzərdən keçirilməsi ilə daha böyük faydaların əldə edilməsinə imkan yaradır.

Risk Büdcəsi Hazırlayın

Risklərin sadəcə olaraq siyahıya alınması kifayət deyil. Layihənin əvvəlində ehtimal olunan risklər üçün dörd əsas kateqoriyada real bir risk büdcəsi təyin edilməlidir:

Qaçınma – Riskin baş verməsinin qarşısını almaq üçün əvvəlcədən görülən tədbirlər.

Azaltma – Riskin baş vermə ehtimalını və ya təsirini azaltmaq üçün həyata keçirilən tədbirlər.

Müşahidə – Riskin olub-olmadığını və ya nə zaman baş verəcəyini müəyyən etmək üçün tədbirlər.

Ehtiyat Planı – Risk baş verdikdə nəticələrlə mübarizə aparmaq üçün tədbirlər.

Risk büdcəsi layihə planına inteqrasiya edilməli və ayrıca bir proses kimi nəzərə alınmamalıdır.

Layihənin sonunda risklərin nəzərdən keçirilməsi gələcək layihələr üçün qiymətli dərslər təqdim edir. Əsas məqsəd təcrübələrdən öyrənmək və daha yaxşı idarəetmə yanaşmaları inkişaf etdirməkdir.

Bu praktikalardan istifadə etməklə layihələrdə riskləri daha yaxşı idarə edə, fürsətləri maksimum dəyərləndirə və gələcəkdə daha uğurlu layihələr həyata keçirə bilərsiniz.

Layihə Boyunca Riskləri Yenidən Qiymətləndirin

Əksər risklər sabit qalmır — layihənin və dəyişən şəraitin gedişində onlar dəyişir və inkişaf edir. Hətta riskin özü dəyişməsə də, layihə irəlilədikcə komanda onun haqqında daha yaxşı bir anlayış əldə edə bilər. Buna görə də bəzən riskin yalnız yenidən prioritetləşdirilməsi deyil, həm də potensial təsiri, başvermə ehtimalı, ehtiyat planları və idarəetmə yanaşmasının hələ də uyğun olub-olmadığını yoxlamaq üçün yenidən qiymətləndirilməsi lazım gəlir.

Layihə menecerləri bir neçə fərqli faktoru nəzərə almalıdırlar:

Əvvəlki təhlil risk və layihə haqqında indi məlum olanlarla uyğun gəlirmi?

Cari idarəetmə fəaliyyətləri hər hansı təsir göstərirmi?

Planlaşdırılmış ehtiyat planları hələ də uyğun görünürmü?

Konkret risklər üzrə məsuliyyət daşıyan komanda üzvləri işlərin necə irəlilədiyini necə qiymətləndirir?

Riskin təsir etdiyi sahələrdəki digər mütəxəssislər hazırkı qiymətləndirmə barədə nə düşünürlər?

Layihə meneceri və komanda risk haqqında nə düşünür — onlar özlərini inamlı hiss edirlər, yoxsa narahatdırlar?

Sonuncu suala əhəmiyyət verməməyi düşünməyin. Risklər qeyri-müəyyəndir, buna görə də komanda üzvlərinin və layihə menecerinin təcrübəsi, riskin yenidən qiymətləndirilməsinin zəruri olub-olmadığını müəyyən edərkən mühüm amildir.

Risklərin İcmalı, Öyrənmək və Paylaşmaq

Hər bir layihəyə xas olan risklər çox ola bilər, buna görə də bir layihədən digərinə dərs çıxarmaq çətin görünə bilər. Lakin layihənin sonunda aparılan icmal gələcək layihələrdə risklərin idarə olunması ilə bağlı dəyərli öyrənmə fürsəti təmin edə bilər. Budur, nəzərə alınmalı olan bəzi sahələr və suallar:

Risklərin müəyyənləşdirilməsi prosesi

Hansı risk kateqoriyaları ən çox maddə ilə nəticələndi?

Riskləri müəyyənləşdirmək harada çətin oldu?

Layihənin hansı aspektlərində risklər yalnız daha sonra müəyyən edildi?

Riskləri müəyyənləşdirmək üçün əsas komandadan kənarda kimə ehtiyac oldu?

Risklərin təhlili

  • Risklərin təhlili harada ən asan oldu, harada isə daha çətin idi?

  • Hansı kateqoriyalar ən mühüm risklərlə nəticələndi?

  • Alternativ planlar hazırlamaq harada daha çətin oldu?

  • İdarəetmə yanaşmasını müəyyən etmək harada daha çətin idi?

Risklərin idarə olunması

Hansı növ və kateqoriyalı risklər idarəetməyə ən yaxşı reaksiya verdi?

Hansı yanaşmalar ən yaxşı işləyirdi və harada çətinliklər oldu?

Yanaşmanı dəyişdirmək və ya riskləri yenidən qiymətləndirmək ehtiyacı yarandımı? Əgər yarandısa, nə üçün?

PMP haqqında məlumat almaq üçün bu linkə keçid edə bilərsiniz

Ehtiyat planları

Harada ehtiyat planlarına ehtiyac oldu və onlar təsirli oldumu?

Hansı çətinliklərlə qarşılaşıldı?

Hansı ehtiyat planları tamamilə uğursuz oldu?

Layihə icmalları ilə bağlı ən tez-tez edilən tənqidlərdən biri onların günahlandırma məşqlərinə çevrilməsidir. Halbuki, onların məqsədi gələcək layihələri təkmilləşdirmək olmalıdır. Risk icmalları zamanı diqqət yetirilməli olan əsas məqamlar:

Problemlərin niyə yarandığını və onların necə aradan qaldırıldığını anlamaq.

Hansı ən yaxşı təcrübələrin inkişaf etdirildiyini və ya təkmilləşdirildiyini müəyyənləşdirmək.

Hansı yanaşmaların uğurlu nəticələr vermədiyini təhlil etmək.

Komandanın gələcəkdə risklərin idarə olunmasını təkmilləşdirmək üçün hansı tövsiyələr verdiyini öyrənmək.

Toplanmış məlumatları risk bazasında birləşdirmək əhəmiyyətlidir. Biz hamımız təcrübədən öyrənirik və risk icmalları hər bir layihə menecerinə və komanda üzvünə daha sürətli inkişaf etmək imkanı verir. Risklərin idarə olunması və mükafatların maksimuma çatdırılması zamanı bu, hətta işarəsiz döngələri olan yollarda belə, böyük dəyərlər gətirəcəkdir.