Hesabat şablonu hazırlamaq layihənin uğurunda mühüm, lakin çox vaxt az qiymətləndirilən bir addımdır. Layihənin yaratdığı məlumatları toplamaq və təşkil etmək vaxt alıcı ola bilər. Lakin hazır hesabat şablonu ilə bu proses xeyli sadələşdirilə və avtomatlaşdırıla bilər.

Daha çoxu üçün bizi sosial şəbəkələrdə izləyin

Bu məqalədə hesabatların hazırlanmasının əsas prinsiplərinə toxunacaq, performans hesabatlarının nümunələrini paylaşacaq və daha az vaxt sərf edərək yüksək keyfiyyətli hesabatlar yaratmaq üçün faydalı tövsiyələr verəcəyik.

Hesabat şablonu nədir?

Layihə hesabat şablonu, həmçinin inzibati hesabat və ya iş hesabatı kimi də tanına bilər. Bu, layihənin müxtəlif aspektlərini əks etdirən bir sənəddir. Hesabatın növündən, məqsədindən və hədəf auditoriyasından asılı olaraq, hesabatda təqdim olunan məlumatlar dəyişə bilər.

Hesabat şablonları vaxt intervalı (gündəlik, həftəlik, aylıq və ya rüblük), risklər, büdcə, layihə idarəetmə metodları və digər amillər üzrə fərqləndirilə bilər. Bunun mənası odur ki, bu şablonlar layihə ilə bağlı əsas məsələlərə dair məlumatların toplanmasını və yayılmasını sadələşdirir.

Standart hesabat adətən aşağıdakıları əhatə edir:

Hal-hazırda istifadə olunan resurslar;

Layihə vaxtının necə idarə edilməsi;

Əsas göstəricilərə (KPI) uyğun olaraq işlərin tamamlanma səviyyəsi;

Əsas xərclər;

İş həcmi və komanda üzvlərinin iş yükü.

Hesabat şablonunun məqsədi nədir?

Hesabatın əsas məqsədi, layihənin ilkin planla müqayisədə irəliləyişini izləmək imkanı yaratmaqdır. Layihə hesabatları məlumatlı qərarların qəbul edilməsinə kömək edir, layihənin vəziyyəti haqqında məlumat verir və növbəti addımları müəyyənləşdirir. Bu isə büdcəyə, tamamlanma vaxtına və layihənin ümumi uğuruna birbaşa təsir edə bilər.

Bundan əlavə, hesabat maraqlı tərəflərlə ünsiyyət strategiyalarında vacib rol oynayır, layihələrdə iştirak edən tərəfləri layihənin gedişatı haqqında məlumatlandırır. Bu səbəbdən layihə hesabat modelləri layihə idarəetmə ofislərində (PMO) geniş istifadə olunur.

Hazır 5 hesabat şablonu

Daha əvvəl qeyd etdiyimiz kimi, layihə hesabatları müxtəlif növlərə və kateqoriyalara bölünə bilər.

1. Layihə status hesabatı şablonu

Bu, ehtimal ki, ən geniş yayılmış hesabat növüdür və layihələrinizin cari vəziyyəti haqqında ümumi məlumat verir. Bu hesabat belə bir sualı cavablandırır: “Layihəni əlavə xərc olmadan vaxtında başa çatdırmaq nə qədər mümkündür?”

Status hesabatları layihənin məqsədlərinə çatıb-çatmadığını, indiyədək nə qədər maliyyə sərf edildiyini və cari dövrün əsas aspektlərini vurğulayır.

Hazır hesabat şablonumuz layihə statusu hesabatı hazırlamağı daha asan edir. Bu şablon sizə cədvəllərinizi optimallaşdırmağa, tapşırıqlara son tarixlər təyin etməyə, vaxtı nəzarətdə saxlamağa və layihənizin bütün mərhələlərini bir yerdə izləməyə kömək edəcək.

2. İş və resurslar hesabatı şablonu

İş yükü və resurs hesabatları komandanızın hansı tapşırıqları hansı vaxt çərçivəsində tamamladığını və hələ nə qədər iş qaldığını görselleştirməyə kömək edir.

Bu hesabatlar resursların nə qədər effektiv istifadə edildiyini müəyyənləşdirməyə və fəaliyyətlərin ümumi məqsədə uyğunluğunu təmin etməyə imkan verir. Bizim resurs idarəetmə şablonumuz bütün resursları, yerləri və işçiləri bir yerdə təşkil etməyə və hər bir addıma dəqiq nəzarət etməyə kömək edəcək.

Əgər sizdə “Layihə Jurnalı – İş dəftəri” sahibi olmaq istəyirsinizsə bu linkdən ətraflı məlumat ala bilərsiniz

3. Layihə portfeli hesabatı şablonu

Layihə portfeli hesabatları bütün layihələrinizi analiz edir və məlumatları bir sənəddə birləşdirir. Bu hesabatlar əsas mərhələləri, cari statusu, potensial sapmaları, irəliləyişi və layihə portfelinizin mühüm məqamlarını vurğulayır.

Bizim portfel idarəetmə şablonumuzla bir cədvəldə məhdudiyyətsiz sayda layihəni izləyə və hər birinin performansı və rentabelliyi haqqında tez bir zamanda məlumat əldə edə bilərsiniz.

4. Tapşırıq siyahısı və vaxt nəzarəti hesabatı şablonu

Vaxt izləmə hesabatları komandanızın vaxtını necə istifadə etdiyini, əsas diqqətin harada olduğunu və mümkün tıxanıqlıqları müəyyənləşdirməyə kömək edir.

Bizim tapşırıq siyahısı şablonumuz bütün şirkəti birləşdirərək tapşırıqları işçilər arasında bölüşdürməyə və layihənin gedişatını tez qiymətləndirməyə imkan verir. Cədvəlinizə vaxt izləmə sütunu əlavə edərək hər bir komanda üzvünün sərf etdiyi vaxtı izləyə və bu məlumatı hesabatlara çevirə bilərsiniz.

5. Xərc hesabatı şablonu

Layihə xərcləri çox vaxt “sakit qatil” rolunu oynayır. Layihə uğurlu görünə bilər, lakin müəyyən dövrün sonunda bütün xərclər qeyd edildikdə gözlənilməz nəticələr ortaya çıxar.

Bizim xərc izləmə şablonumuz maliyyə axınlarını qabaqcadan idarə etməyə və ödənişləri xatırlatma vasitəsilə avtomatlaşdırmağa imkan verir.

Hesabat şablonu necə hazırlanır?

Layihə hesabatları müxtəlif səviyyələrdə detallar ehtiva edə bilər. Aşağıdakı üç addım keyfiyyətli hesabat hazırlamaq üçün yaxşı başlanğıc nöqtəsidir:

Layihə meneceri kimi çalışıb artıq beynəlxalq sertifikat almaq istəyənlər bu linkdən ətraflı məlumat ala bilərlər 

Addım 1: Mövzunu müəyyən edin
Hansı növ hesabat hazırlayacağınızı və onun əsas mövzusunu müəyyənləşdirin. Bunları nəzərə alın:

Tezlik: Bu hesabat nə qədər tez-tez göndəriləcək?

Hədəf auditoriya: Bu hesabat kim üçün nəzərdə tutulub?

Məqsəd: Bu hesabatla nə əldə etmək istəyirsiniz?

Aydın mövzu müəyyən edərək hesabatı mümkün qədər fokuslanmış və effektiv edə bilərsiniz. Bu, məlumatları düzgün təşkil etməyə və maraqlı tərəflərə məlumatlı qərarlar qəbul etmək üçün lazım olan məlumatları təqdim etməyə kömək edəcək.

Addım 2: Əsas məqamları vurğulayın
Hesabatlar layihənizin hər bir detalını əhatə etməməlidir. Effektiv hesabat əsas məqamlara fokuslanır və qalanını süzür.

Addım 3: Struktur qurun
Hesabatın başlıq, məlumat və nəticələr kimi əsas bölmələrini təyin edin.